Het handboek van Kraft

Bij het eerste gebruik vindt u een lijst met verschillende documenttypes, zoals:

Translate this types to your own language. You can also add new ones and remove document types you won’t use.

In many countries there are two kinds of VAT for sold products.

Een hoog tarief en een laag tarief.

Geef hier de toepasselijke waarden op voor het hoge tarief en voor het lage tarief. Als het belastingtarief wijzigt, dan kunt u hier de startdatum met de nieuwe belastingtarieven toevoegen.

A list of wage costs is maintained in Kraft. The items are used in item templates during calculation.

Alle data kan bewerkt en aangepast worden in een configuratiedialoog dat u kunt bereiken via het menu-item 'voorkeuren', waar u ook nieuwe items kunt toevoegen .

Remember that these units are later used in the documents, it is therefore important that you translate them to your own language and to fill in the correct prices.

A list of units of measurement is maintained in Kraft. In Kraft Configuration Dialog reachable through the Settings menu you can edit and customize items already in the list, and you can also add new items to the list.

Remember that these units are later used in the documents, it is therefore important that you translate them to your own language.

Controleer hier of de informatie die u heeft opgegeven tijdens de basisconfiguratie correct is voor het gebruik in de documenten.

After the configuration is finalized, we go back to the main window which consists of the three main tabs:

Een catalogus met materialen die worden verkocht, met hun inkoopprijs, de winst en hun verkoopprijs. Eerst gaan we nieuwe mappen en submappen toevoegen.

Dit is een catalogus met standaard recepten voor werkzaamheden zoals:

We gaan hier de standaard werkzaamheden voor het planten van een boom toevoegen.

Selecteer met de muis de naam van de map [Work] waar u de nieuwe sjabloon aan wilt toevoegen,

selecteer nu in het contextmenu Nieuw sjabloon

en voeg de extra sjablonen Boom planten en Gras maaien toe.

Nadat we de nieuwe sjabloon hebben aangemaakt, opent een venster met 4 tabs:

Eerst gaan we naar de tab:

Kraft supports text templates also for the header- and footer-text of documents. Each document type has its own set of text templates. To access them, open a document of a certain document type in edit mode and use the show templates to make the templates visible. In both the header- and footer-section the stored templates become visible.

Direct onder het navigatie-paneel rechts van het venster ziet u een lijst met de namen van de beschikbare sjablonen. Als u op een van de namen in de lijst klikt dan krijgt u de tekst in het paneel eronder te zien.

Daaronder zijn knoppen met de volgende functies van links naar rechts:

Open de tab Documenten

Klik op Nieuw document

The document [creation wizard] opens.

Selecteer in document type invoice (rekening).

Vul op het whiteboard een korte tekst over wat de rekening is, zoals: gras maaien en boom planten voor de heer Jansen .

Klik op Volgende

Select on the new window the name and address of the client.

(if the name and address are not there, click then on new contact or on edit contact if you want to edit the contact)

Klik op OK.

Now the document [items] window opens.

Dit venster heeft bovenaan 2 tabs en 3 knoppen:

Aan de linkerkant kunt u alle items zien die we op de rekening willen plaatsen, aan de rechterkant zien we de tekst van de koptekst, de totale prijs en de voettekst.

Als u op de tekst van de koptekst of van de voettekst aan de rechterkant klikt dan verandert het venster zodanig dat u de koptekst of de voettekst kan bewerken.

Pas de koptekst en de voettekst aan naar uw situatie, in de voettekst kan u bijvoorbeeld een tekst plaatsen als: Wij maken uw tuindroom werkelijkheid.

Klik op de knop Document tonen.

The right tab changes and now shows the earlier made templates, we select in the group Work, the subgroup Plant tree and click then on the button with the left-pointing arrow at the bottom.

Een nieuw venster [Item van sjabloon creëren] opent.

Omdat we 2 bomen hebben geplant, gaan we naar het veld [invoegen] en veranderen dit naar 2 pcs (in het Nederlands stk).

Klik op OK om het resultaat op te slaan of op Annuleren om het resultaat te verwijderen.

The window closes and we go back to the main window.

We klikken opnieuw op Document tonen en selecteren deze keer gras maaien, we klikken opnieuw op de knop met de pijl, in het geopende venster stellen we in dat het grasveld 24 vierkante meter was.

Klik op OK om het resultaat op te slaan of op Annuleren om het resultaat te verwijderen.

We add now manually an item by clicking on the button Add item… and the window [create new item] opens.

Omdat we een speciale boom hebben geleverd, vullen we hier de naam van de speciale boom liguster in, in het veld invoegen vullen we het aantal van de speciale boom die we geleverd hebben in en de prijs daarvan.

We hebben nu een rekening met 3 items.

Klik op OK om de rekening op te slaan of op Annuleren om de rekening te verwijderen.

We klikken op OK en slaan het resultaat op.

Uw eerste rekening is nu klaar voor verzending.

In het venster met documenten zien we onze eerste rekening, merk op dat dit document een documentnummer heeft die we aan de linkerkant zien.

Bovenaan het venster met alle rekeningen zien we de knop btn: [Print Document], waar we op klikken.

A PDF will now be made from the invoice which we can print on paper or send by email to the client.

After this we are going to create an offer for some work in a garden.

De klant heeft gevraagd of we een boom kunnen planten, we bieden 3 verschillende bomen aan die we kunnen planten.

Beside this, we have seen that there is a lifeless tree, which we will offer to remove as extra work.

De totale prijs willen we exclusief de prijs voor de verwijdering van de dode boom en alleen de prijs van een boom en niet van drie bomen.

Open opnieuw de tab Documenten.

Klik op Nieuw document

Het document-venster [creation wizard] opent.

Selecteer in btn: [document type]>offer.

Vul op het whiteboard een korte tekst over waarover de offerte gaat, zoals: een boom planten en verwijding van dode boom .

Klik op Volgende

Selecteer in het volgende venster de naam en adres van de klant.

(Als de naam en adres niet aanwezig zijn, klik dan op nieuw contactpersoon of op contactpersoon bewerken als u het contact wilt bewerken)

Klik op OK.

Nu opent het venster [Document bewerken].

Dit venster heeft bovenaan 2 tabs en 3 knoppen:

Klik op de knop Document tonen.

The right tab changes and now shows the earlier made templates, we select in the group Work, the subgroup Plant tree and click then on the button with the left-pointing arrow at the bottom.

Een nieuw venster [Item van sjabloon creëren] opent.

Omdat we 1 boom willen planten, gaan we naar het veld [invoegen] en houden dit op 1 pcs (in het Nederlands stk).

Klik op OK om het resultaat op te slaan of op Annuleren om het resultaat te verwijderen.

The window closes and we go back to the main window.

We klikken op de knop Document tonen en selecteren deze keer de catalogus Material.

The material-catalog opens, and we can select in the chapter trees the subchapter Broadleaf trees in which we select the apple tree which we made earlier.

Klik op OK om het resultaat op te slaan of op Annuleren om het resultaat te verwijderen.

The window closes and we go back to the main window.

We add now manually an item by clicking on the button Add item….

Het venster [Nieuw item aanmaken] opent.

We want the client to be able to make a choice from an apple, a pear tree and the liguster.

Therefore we are also going to add a pear tree manually.

We click on the button Add item… and the window [create new item] opens.

We vullen hier de naam van de boom Perenboom in, en in veld invoegen vullen we het aantal van de speciale bomen in die we kunnen leveren en de prijs daarvan.

We want add this to the material catalog for future use, therefore we select also [select this item as template for future documents] and we select in trees.

Klik op OK om het resultaat op te slaan of op Annuleren om het resultaat te verwijderen.

We do this again but then for the liguster.

We hebben nu 3 items met bomen in de offerte.

En tenslotte voegen we een item toe met 'boom verwijderen' met 0,5 uur voor 32 euro.

Links van het item zien we 2 knoppen:

Een knop met een vlag en een knop met wat lijkt op een pagina.

We select the upper button with the page after which a context-menu opens with the items:

We selecteren hier [Soort item] en veranderen dit voor perenboom van [normaal] naar [alternatief].

We doen dit ook voor [liguster] en voor [Boom verwijderen] veranderen we dit van [normaal] naar [Op verzoek].

Klik op OK om het resultaat op te slaan of op Annuleren om het resultaat te verwijderen.

We want to see the result and therefore we click on the button [show document].

We see now that the price of the pear tree, the liguster and the removal of the tree is not used for the total price. When we are happy with the result, we can click on the button close after which we click on the button Print Document for making a PDF that we can print out or send to the client.

After your first invoice, your first offer is now also ready for sending.

Het documenttype "Acceptance of Order" (opdrachtbevestiging) wordt verstuurd als vervolg op een offerte.

When a client has made a request, we will send an offer in which we describe which items we will deliver. Hopefully the client will give an order for the work.

It is a good practice to respond on the order with an "Acceptance of order" in which we describe all the items we will deliver. We can make the "Acceptance of order" in the same way as we made the invoice or the offer by selecting each item and correcting the number of delivery. This takes time and we can make errors by forgetting items or filling an incorrect number.

U kunt dit sneller doen door de offer (offerte) in de lijst te selecteren en vervolgens Creëer opvolg document in het context menu of in het hoofdmenu te selecteren.

We hebben nu als documenttype de keuze uit:

We select here "Acceptance of order". We have now a copy of the offer as an Acceptance of order (do not forget to adapt Alternative Delivery items and on demand items.)

U kunt dit ook doen voor de creatie van de invoice (rekening) als opvolging van de opdrachtbevestiging. Elk documenttype heeft een specifieke lijst met opvolg-documenten. Het is een goede gewoonte om op de rekening precies te omschrijven wat is geleverd.

To create PDF output documents, the document data that was edited in the Kraft app is filled into a template. The template defines how the output document looks like, i.e. by font settings, placing of elements and such.

Het bestand dat is samengesteld uit een combinatie van de data en de sjabloon wordt geconverteerd naar een PDF met een speciaal document creation script. Dit alles wordt automatisch door Kraft gestart als een document uitgeprint moet worden.

Each document type in Kraft can have its own template that is used to create a PDF. Which one can be set in the Settings dialog for document types.

Kraft can be used collaboratively in a distributed environment. That means that multiple users work on their desktops with their own Kraft instance on the same data.

De hele situatie is aan verandering onderhevig, omdat Kraft in de nabije toekomst ownCloud als privé Cloud voor de opslag van de data zal gebruiken.

Kraft ondersteund het gebruik van de XRechnung standaard. Dat is een digitaal formaat voor electronische rekeningen, en als wet ingevoerd in Duitsland wat een EU richtlijn volgt. De XRechnung is een XML-bestandsformaat ontworpen voor dat doel.

To use the XRechnung Export productively, a little manual work is still needed in Kraft. Kraft creates the XML file based on a template, very similar to the normal PDF documents. That means that it loads a template that contains static elements (i.e. the company address) that do not change between different invoices. The dynamic elements (customer data, items etc.) are filled into the template during the generation step.

In order to generate correct XRechnung files for the specific company that is using Kraft, the admin has to adapt the template file manually to the company’s needs. Note that this has only to be done once and should be easy for a person with a bit of computer experience (Basic knowledge about XML appreciated!).

Om het bestand aan te passen aan de eisen van het bedrijf, kunt u het beste beginnen met het voorbeeld XRechnung-bestand. U moet het downloaden en vervolgens opslaan op een plek waar u het kan bewerken. Open het in een normale tekstverwerker, zoals Kate.

Read carefully through the file without being scared off by the XML format. All user strings (i.e. company name, address and such) are user specific and should be replaced accordingly. Find details about the format here to better understand the meaning of the fields.

Zorg ervoor dat u de correcte XML-opmaak niet verstoort en wijzig niet de locatie van waar {{ template_name }} is gebruikt.

Once the file is adapted to the needs, open the Settings dialog of Kraft and insert the filename into the entry field for the XRechnung Template File on the Document Defaults page.

Next is to specify for which document types the XRechnung export should be made available. For that, open the Kraft Settings dialog, and proceed to the Document Type tab on the left. For each document type listed there, you can mark the checkbox Enable XRechnung Support.

After those steps, the Export XRechung menu item will let you open a dialog to add a few additional parameters for the XRechnung that Kraft does not have by default, and lets you pick a filename where to save the XRechnung invoice file to.

This file can now be transferred to the receiver of the invoice via email, a private file share or the like.

Als het nodig dat Kraft een andere taalregio (bijvoorbeeld voor een andere valuta) gebruikt dan die in de huidige desktop is ingesteld, dan kan dit worden bereikt door de gewenste taalregio in het opstart-bestand van Kraft in te stellen.

Bij een linux desktop, worden programma’s normaal gesproken opgestart met de hulp van een zogeheten desktop-bestand. Hierin is informatie aanwezig over hoe het Kraft-programma wordt opgestart als de gebruiker klikt op het pictogram op de desktop of in het start menu.

Het desktop-bestand is meestal te vinden in /usr/share/applications/de.volle-kraft-voraus.kraft.desktop.

Daarin is de volgende regel aanwezig

wat het programma start met de standaard taalregio.

Als u dit bijvoorbeeld wijzigt naar

dan verandert dat naar de Duitse taalregio, onafhankelijk van de desktop environment locatie.